Certificati di malattia: perché l’attestato deve essere controllato subito
La nuova regola INPS richiede a Direzione HR e Ufficio del personale di aggiornare procedure, controlli e comunicazioni ai dipendenti
La Circolare INPS n. 92 del 4 settembre 2026 ha modificato le indicazioni sulla decorrenza della tutela economica in caso di malattia.
Dal 4 settembre 2026, l’INPS può riconoscere anche il giorno immediatamente precedente alla redazione del certificato quando la visita avviene presso l’ambulatorio del medico curante.
Prima della circolare, questa possibilità era ammessa, alle condizioni previste, soltanto in caso di visita domiciliare.
La modifica può sembrare limitata a una sola giornata, ma produce conseguenze concrete per chi gestisce:
- comunicazioni di assenza;
- attestati telematici;
- rilevazione delle presenze;
- causali payroll;
- continuazioni e ricadute;
- anomalie documentali;
- eventuali procedimenti disciplinari.
Che cosa prevede la nuova regola
Il giorno precedente alla redazione del certificato può essere riconosciuto quando:
- il medico riporta la data dichiarata dal lavoratore nell’apposito campo;
- la retrodatazione riguarda una sola giornata;
- il giorno precedente non coincide con sabato, domenica o una festività infrasettimanale.
Non si tratta, quindi, di una possibilità generale di retrodatare la malattia.
La tutela economica continua normalmente a decorrere dalla data di redazione del certificato. La circolare estende alla visita ambulatoriale una specifica eccezione precedentemente collegata alla visita domiciliare.
Il rischio per Direzione HR e Ufficio del personale
Il principale rischio organizzativo consiste nel rinviare la consultazione dell’attestato telematico alla chiusura mensile delle presenze.
La data comunicata dal dipendente può infatti non coincidere con quella riportata nell’attestato.
Un controllo effettuato soltanto a fine mese può far emergere tardivamente:
- giornate prive di copertura;
- certificati con decorrenza diversa da quella comunicata;
- interruzioni tra due eventi;
- continuazioni o ricadute non correttamente collegate;
- comunicazioni tardive o contraddittorie;
- inosservanze della procedura aziendale.
Il ritardo può rendere più difficile ricostruire i fatti, conservare le evidenze, acquisire chiarimenti dal lavoratore e intervenire tempestivamente quando emerge una possibile violazione.
La procedura HR deve cambiare
Alla comunicazione della malattia non è più sufficiente registrare l’assenza e attendere l’elaborazione delle presenze.
La procedura interna dovrebbe prevedere questa sequenza:
Comunicazione dell’assenza → acquisizione del protocollo → consultazione dell’attestato → confronto delle date → registrazione → eventuale segnalazione
In particolare, l’Ufficio del personale dovrebbe:
- registrare data, ora e canale della comunicazione;
- acquisire tempestivamente il numero di protocollo;
- consultare subito l’attestato telematico;
- confrontare la data comunicata con quella certificata;
- verificare eventuali giornate scoperte o incongruenze;
- conservare email, messaggi e comunicazioni;
- segnalare tempestivamente le anomalie al responsabile HR e al consulente.
Il rilievo disciplinare
La novità assume rilievo non soltanto ai fini del cedolino, ma anche sotto il profilo disciplinare.
Una valutazione può rendersi necessaria quando il lavoratore:
- non comunica tempestivamente l’assenza;
- non rispetta il canale previsto dall’azienda;
- non trasmette il numero di protocollo;
- non segnala una continuazione o una variazione;
- fornisce informazioni non coerenti con l’attestato;
- non chiarisce una giornata rimasta priva di copertura.
La mancata copertura economica da parte dell’INPS, tuttavia, non determina automaticamente un’assenza ingiustificata.
Direzione HR e Ufficio del personale devono mantenere distinti:
- copertura previdenziale;
- trattamento economico previsto dal CCNL;
- giustificazione dell’assenza;
- rispetto degli obblighi di comunicazione e certificazione;
- eventuale rilevanza disciplinare.
In presenza di anomalie, occorre raccogliere e conservare gli elementi, acquisire eventuali chiarimenti e valutare il caso prima di inviare una contestazione.
La tempestività è importante, ma non significa procedere automaticamente. Significa svolgere l’istruttoria senza ritardi ingiustificati e sulla base di informazioni complete.
Anche la comunicazione ai dipendenti deve essere aggiornata
L’aggiornamento non riguarda soltanto il processo interno dell’Ufficio del personale.
L’azienda dovrebbe rivedere anche le indicazioni consegnate ai lavoratori, specificando:
- entro quando comunicare l’assenza;
- quale canale utilizzare;
- a chi inviare la comunicazione;
- come e quando trasmettere il protocollo;
- come segnalare continuazioni e variazioni;
- come comunicare un diverso domicilio di reperibilità;
- quali verifiche possono essere effettuate in presenza di ritardi o incongruenze.
La comunicazione dell’assenza e la certificazione medica sono due adempimenti distinti. Una procedura semplice e conosciuta riduce errori, incomprensioni e differenze di trattamento.
Checklist per la Direzione HR
Il supporto di Ronzoni Group
Ronzoni Group ha predisposto:
- una circolare operativa per Responsabili e addetti dell’Ufficio del personale;
- una procedura in formato Word da personalizzare e consegnare ai dipendenti.
I documenti possono essere adattati al CCNL applicato, ai canali aziendali e al sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze.
L’azienda deve controllare e segnalare tempestivamente. La qualificazione del caso e la gestione dell’eventuale procedimento disciplinare richiedono una valutazione specifica.
La vostra procedura sulle assenze per malattia è già stata aggiornata?
Il Team Ronzoni Group è disponibile per verificare:
- procedura aziendale;
- comunicazione ai dipendenti;
- flusso tra HR e payroll;
- gestione delle giornate scoperte;
- eventuali situazioni con possibile rilevanza disciplinare.
